こんなことで困っていませんか
従業員20〜100名、Google Workspace をお使いの会社でよく聞く悩みです。
入退社の書類がバラバラ
労働条件通知、秘密保持、規程の確認がメール・紙・表計算に散らばり、誰が何に同意したか追えない。
辞めた人の権限が残る
退職の連絡と Google Workspace・入退室の権限停止がつながらず、残ったアカウントに気づけない。
審査前だけ大忙し
Pマーク・ISMS の教育記録や証跡を、審査の直前にかき集めている。
教育が「受けたか」で終わる
受講の有無しか分からず、どの分野が苦手で何を直せばよいかにつながらない。
できること
人の手続き、物理・デジタルの権限、教育、証跡をひとつの流れでつなぎます。
People
入社・退職の手続き
入社を登録すると、雇用区分と使うシステムに合わせて、配る書類・受ける研修・付与する権限のチェックリストが自動でできます。
Documents
書類の配付と同意
就業規則・秘密保持・利用目的の通知を版ごとに管理。閲覧・確認・同意・合意を別々に記録し、改定後も当時の版で確認した事実が残ります。
Labor
労働条件の明示
2024年4月改正の明示事項に沿った通知書を作成。電子で受け取るかは本人が選び、書面を希望した人には紙の交付手続きを用意します。
Learning
教育・確認テスト
スマホで受講・途中保存・再受講。教材の版、所要時間、得点を記録し、分野別の弱点を集計します。
Security
退職者の権限点検
Google Workspace を読み取り専用でつなぎ、退職したのに有効なアカウントや、2段階認証のない管理者を見つけて担当者に依頼します。
Evidence
そのまま証跡になる
日々の操作が改ざん検知つきの証跡として自動で残り、審査や取引先からの質問に根拠を示せます。
使い方
管理者に残るのは、例外と判断だけです。
- 人事が入社を登録氏名・雇用区分・入社日・使うシステムを入力するだけ。
- 本人はスマホで完了個人のメールに届く案内から、書類の確認と研修の受講。Google アカウントは不要です。
- 担当者は例外だけ見る期限切れ・未対応・残った権限など、対応が必要なことだけが並びます。
- 記録は自動で証跡に誰が・いつ・どの版に同意したかが、監査にそのまま使える形で残ります。
安全への取り組み
人事情報とセキュリティ情報を預かる製品として、守りを最優先に設計しています。
- 会社ごとのデータを分けて管理し、他社のデータには構造的に触れない設計
- 管理者は2段階認証が必須。社員は個人メールのワンタイムリンクで安全にログイン
- Google Workspace との連携は読み取り専用。アカウントの停止は人が判断して行います
- 証跡は追記のみ。ハッシュの鎖で、あとからの書き換えを検出できます
- 労務情報は人事労務担当と本人だけが閲覧。閲覧・出力は操作ログに残ります
- 連携の失敗を「問題なし」と表示しません。最後に確認できた時刻を常に表示します